Hệ thống hỗ trợ công tác chuyển đổi số trong cơ quan, đơn vị cấp cơ sở (chưa sử dụng phần mềm dùng chung); quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và tổ chức họp không giấy. Dữ liệu được quản lý riêng theo từng đơn vị sử dụng.

📘 I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Mục đích

• Quản lý cấp số văn bản.
• Theo dõi văn bản đã phát hành.
• Lưu file điện tử kèm số văn bản.
• Tra cứu theo số, ngày tháng, người ký, nội dung.

Trước khi cấp số, thiết lập các danh mục: đơn vị ban hành, người ký, người lấy số và thể loại văn bản. Nếu thiếu danh mục có thể bổ sung trực tiếp.

Khi cấp số: chọn loại văn bản, đơn vị phát hành, người ký, người lấy số, ngày văn bản, nhập trích yếu và đính kèm file điện tử.

📥 II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Quản lý văn bản tiếp nhận đến đơn vị, lưu file điện tử, theo dõi quá trình xử lý và chuyển văn bản cho cá nhân liên quan.

Nhập thông tin gồm: số đến, số ký hiệu, ngày văn bản, ngày nhận, cơ quan ban hành, trích yếu và file đính kèm.

📂 III. HỒ SƠ CHUYÊN ĐỀ

Dùng để gom nhóm văn bản, tài liệu theo từng nhiệm vụ, chuyên đề công tác như chuyển đổi số, xây dựng Đảng, kiểm tra giám sát hoặc các nhiệm vụ cụ thể.

Người dùng tạo chuyên đề, nhập mô tả, thêm văn bản liên quan và tài liệu kèm theo. Mỗi đơn vị quản lý hồ sơ riêng.

🏛️ IV. HỌP KHÔNG GIẤY

1. Chuẩn bị đại biểu

Nhập danh sách đại biểu theo nhóm: Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, Bí thư chi bộ, cán bộ chuyên môn, khách mời...

2. Tạo cuộc họp

Nhập tên cuộc họp, thời gian, địa điểm, nội dung, chọn chủ trì, thư ký và thành phần tham dự. Có thể bổ sung khách mời hoặc người dự thay.

3. Tài liệu họp

Tài liệu được phân loại: giấy mời, chương trình, tài liệu chính, tài liệu tham khảo. QR tài liệu gắn trên giấy mời giúp đại biểu xem trước và góp ý tài liệu.

4. QR điểm danh

Đại biểu quét QR để tham dự. Thiết bị mới gửi yêu cầu xác nhận. Sau khi được duyệt sẽ tự động điểm danh và vào phòng họp điện tử.

5. Điều hành cuộc họp

• Đại biểu xem tài liệu, góp ý, đăng ký phát biểu.
• Chủ tọa điều hành phát biểu, phản hồi ý kiến.
• Chủ tọa giao việc cho thư ký chuẩn bị nội dung kết luận.
• Thư ký tổng hợp ý kiến, hỗ trợ xây dựng biên bản.

Sau cuộc họp hệ thống lưu hồ sơ điện tử gồm: thông tin cuộc họp, thành phần, tài liệu, ý kiến, kết luận và hồ sơ phục vụ tra cứu lâu dài.